Koszty eksploatacyjne samochodu osobowego i ciężarowego w leasingu
Leasingi • Koszty • Koszty eksploatacyjne samochodu osobowego i ciężarowego
Zakup paliwa, oleju lub spryskiwacza do szyb, przeglądy, myjnia – to wszystko koszty, które ponosisz używając samochodu. Auto ma służyć Twojej firmie, jest narzędziem do zarabiania pieniędzy i wydatki są nieuniknione. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby koszty eksploatacyjne samochodu osobowego/ciężarowego pomogły zoptymalizować podatki, które płacisz państwu.
Co zaliczamy do kosztów eksploatacji samochodu w firmie?
Koszty eksploatacyjne samochodu firmowego to wydatki na bieżące wykorzystanie samochodu. W katalogu takich kosztów znajdziemy:
- zakup paliwa,
- przeglądy,
- badania diagnostyczne,
- zakup polisy ubezpieczeniowe OC, AC i GAP,
- serwisy,
- koszty myjni,
- czyszczenie wnętrza pojazdu,
- wymianę opon,
- wymianę wycieraczek,
- kupno części zamiennych,
- opłaty za przejazd autostradą,
- bilety parkingowe,
- opłaty za garaż lub miejsce postojowe,
- opłaty rejestracyjne,
- naprawy powypadkowe,
- zakup płynu do spryskiwaczy, płynu hamulcowego i chłodniczego.
Czasem pojawiają się wątpliwości, które wydatki można zaliczyć do kosztów eksploatacji firmowego auta.
Czego nie zaliczamy w koszty eksploatacji samochodu? (dla osobowych i ciężarowych)
Do kosztów eksploatacji samochodu osobowego nie zaliczamy wydatków nie związanych z bieżącym wykorzystaniem auta. Na liście będą np. foteliki dziecięce, samochodowy zestaw audio lub wydatki na tuning. Podobnie ma się sprawa z samochodami ciężarowymi.
Należy pamiętać, że kosztem eksploatacyjnym nie będzie podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) płacony przez kupującego samochód.
Kosztów eksploatacyjnych nie należy również mylić z kosztami leasingu (opłatą inicjalną, ratą, kwotą wykupu).
Koszty eksploatacyjne samochodu są ważne, bo dzięki nim możesz zmniejszyć podatek płacony państwu. Weźmy pod lupę zasady ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych.
Wydatki eksploatacyjne w kosztach podatkowych – zasady
Wydatek na eksploatację firmowego auta będzie kosztem podatkowym jeżeli wykażemy jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. To muszą być uzasadnione wydatki, które ponosisz, żeby prowadzić swoją firmę.
Zgodnie z ustawą, kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w związku z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof). Należy zajrzeć jeszcze do kolejnego artykułu, który zawiera katalog kosztów, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1).
Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów będzie udokumentowanie ich fakturami/rachunkami.
Kiedy 100 procent a kiedy tylko 75 kosztów samochodu zaliczymy do KUP?
Jesteś właścicielem firmy i chcesz uwzględnić w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej wydatki na utrzymanie auta. Wszystko zależy od tego czy samochód osobowy jest firmowy czy też prywatny:
- samochód firmowy – możesz uwzględnić 75 proc. lub 100 proc. kosztów,
- samochód prywatny – odliczysz wydatki w 20 proc.
Weźmy pod lupę pierwszy przypadek czyli auto należące do majątku firmy.
Jeżeli używasz go wyłącznie do prowadzenia działalności, to możesz odliczyć 100 proc. kosztów. Samochód służy także do celów prywatnych? Obowiązuje Cię limit 75 proc.
Auto w leasing a wydatki na eksploatację
Jak to wygląda jeżeli wziąłeś auto w leasing? W takiej sytuacji samochód nie jest środkiem trwałym firmy. Używasz go, ale właścicielem jest finansujący czyli bank lub inna instytucja leasingująca. Pojazd stanie się Twoją własnością jeżeli wykupisz go po spłaceniu ostatniej raty (leasing operacyjny).
Wydatki na eksploatację samochodu, który jest leasingowany (lub wynajmowany) możesz ująć w kosztach podatkowych do limitu 75 proc. każdego z nich.
Koszty eksploatacyjne – samochody ciężarowe
Co z wydatkami na samochód ciężarowy? Takie pojazdy z założenia w całości służą celom firmowym i z tego względu wydatki eksploatacyjne w 100 proc. zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów (KUP).
Kiedy 50 procent, a kiedy 100 odliczymy od VAT należnego fiskusowi?
Przedsiębiorca, który używa auta osobowego do celów mieszanych (prywatnych i służbowych), ma prawo do odliczenia 50 proc. VAT od wydatków związanych z pojazdem.
Koszt eksploatacyjny pojazdu możesz ująć w 100 proc. w kosztach podatkowych jeżeli prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdów dla celów VAT. Brak ewidencji oznacza, że masz prawo odliczyć połowę VAT – do kosztów uzyskania przychodu zaliczasz do 75 proc. wydatków eksploatacyjnych.
Jeżeli chcesz odliczyć 100 proc. VAT od wydatków eksploatacyjnych, to musisz zgłosić auto do urzędu skarbowego, prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę do VAT) oraz przygotować regulamin użytkowania auta w firmie.
Jest jednak wyjątek dotyczący przedsiębiorcy, którzy nie są vatowcami, a auta używają tylko do celów prowadzonej działalności. Takie osoby nie muszą prowadzić szczegółowej ewidencji przebiegu, żeby zaliczać 100 proc. wydatków eksploatacyjnych do KUP.
Natomiast osoby, które nie są płatnikami VAT i używają prywatnych pojazdy w działalności gospodarczej, mogą ująć w kosztach do 20 proc. wartości brutto.
Jak rozliczamy koszty eksploatacji samochodu osobowego w firmie?
Koszty eksploatacyjne samochodu osobowego rozliczamy biorąc pod uwagę limit 75 proc. – jeżeli auto używane jest do celów firmowych i prywatnych lub w 100 proc. dla pojazdów używanych wyłącznie do prowadzenia działalności.
Do rozliczenia całości kosztów codziennego użycia auta potrzebne jest prowadzenie kilometrówki. To nie wszystko. Musisz również spisać regulamin użytkowania samochodu oraz zgłosić pojazd do urzędu skarbowego (na druku VAT-26).
Wysiłek wart zachodu, bo umożliwi Ci również odliczenie całego podatku VAT.
Koszty eksploatacyjne samochodu w leasingu
Dość często leasingodawcy mają oferty, w których część kosztów eksploatacyjnych jest wliczonych w ratę leasingową. To mogą być np. serwis i wymiana opon. Jak wygląda opłata serwisowa leasing a koszty?
Jeżeli rata leasingu (lub opłata za wynajem samochodu) obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego, to stosowane jest ograniczenie do 75 proc.
W praktyce oznacza to, że część finansową raty zaliczysz w KUP w 100 proc. (ew. proporcjonalnie do limitu 150 tys. zł dla aut spalinowych/hybryd lub 225 tys. zł dla samochodów elektrycznych), a część eksploatacyjną w 75 proc.
Natomiast wydatków związanych z opłacaniem miesięcznych rat leasingowych nie obejmie limit 75 proc. jeżeli w racie nie znajdą się opłaty eksploatacyjne.
Przyjrzyjmy się, jak wyglądają konkretne koszty eksploatacji samochodu w leasingu.
Rata serwisowa w leasingu a koszty
Co zrobić jeżeli na fakturze za ratę leasingową (lub opłatę inicjalną) znajdzie się opłata serwisowa? W takiej sytuacji przy ujmowaniu wydatku w kosztach trzeba zastosować limit 75 proc. jej wartości.
Koszty naprawy samochodu w leasingu
Jak rozliczyć koszty naprawy samochodu w leasingu czyli nie będącego własnością przedsiębiorcy? Takie koszty można zaliczyć w KUP w wysokości do 75 proc. wydatku.
Samochód w leasingu a koszty paliwa (i innych)
Jak wygląda odliczenie paliwa od samochodu osobowego? Jeżeli samochód używany jest w celach firmowych i prywatnych, to koszt paliwa (oraz innych koszty eksploatacyjne) trzeba zaliczyć w 75 proc. wartości do KUP.
Koszty eksploatacji samochodu osobowego powyżej 150 tys. zł
Wspomnieliśmy już o limicie 150 tys. zł. Nie dotyczy on wydatków poniesionych na eksploatację (np. koszty paliwa i inne). Koszty eksploatacyjne samochodu powyżej 150 tys. mają jednak te same ograniczenia, co pojazdy tańsze od limitu. (skorzystaj z kalkulatora leasingu auta powyżej 150 tys. zł). Obowiązują zatem zasady zaliczania w KUP:
- do 75 proc. wartości takich kosztów dla pojazdów używanych w celach prywatnych i służbowych,
- w 100 proc. wartości dla aut używanych tylko w działalności gospodarczej.
Pamiętaj: koszty paliwa samochodu powyżej 150 tys zł nie podlegają limitowi jeżeli chodzi o odliczenie ze względu na wartość pojazdu. Eksploatacja samochodu powyżej 150 tys. zł jest rozliczana tak samo, bez względu na wartość samego pojazdu. Paliwo do samochodu powyżej 150 tys. zł zaliczasz zatem do KUP w 75% wartości netto faktury, jeśli auto służy celom prywatno-firmowym albo w 100%, jeśli wyłącznie firmowym.
Jak wyglądają koszty eksploatacji samochodu ciężarowego?
Samochody ciężarowe mają masę całkowitą przekraczającą 3,5 ton lub mniejszą, ale spełniają dodatkowe warunki techniczne. Samochody ciężarowe w leasingu cieszą się niesłabnącą popularnością, m.in. ze względu na możliwość zastosowania tarczy podatkowej przez przedsiębiorcę. Jak ma się sprawa z kosztami eksploatacji ciężarówek, ciągników siodłowych, naczep i przyczep lub ciężarowych pojazdów specjalistycznych?
Koszty eksploatacyjne samochodu ciężarowego a odliczenie VAT
Jeżeli używasz w działalności samochodu ciężarowego, to przysługuje Ci pełne odliczenie podatku VAT.
Warto pamiętać, żeby kierować się definicją samochodu ciężarowego zawartą w ustawie o VAT. To ważne, bo możesz mieć wpisany samochód ciężarowy w dowodzie rejestracyjnym, ale nie będzie on kwalifikował się do odliczenia podatku w 100 proc.
Koszty eksploatacji samochodu ciężarowego a koszty uzyskania przychodu
Całość wydatków eksploatacyjnych możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ustawodawca wychodzi z założenia, że samochody ciężarowe w 100 proc. wykorzystywane są do prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Do KUP zaliczysz również ubezpieczenia OC i AC.
Wydatki eksploatacyjne samochodu ciężarowego w leasingu
Leasing samochodu ciężarowego to również wydatki eksploatacyjne podobne do tych ponoszonych w leasingu auta osobowego. Wydatki na m.in. paliwo, serwis, części zamienne możesz w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (w leasingu operacyjnym, najbardziej korzystnym w przypadku samochodów ciężarowych).
KUP będą również wydatki związane z leasingiem pojazdu: opłata wstępna i miesięczne raty leasingu.
Dla przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na leasing finansowy samochodu ciężarowego, KUP będą odpisy amortyzacyjne, koszty eksploatacyjne oraz część odsetkowa raty leasingu.
Ciężarowy samochód w leasingu a koszty paliwa czy napraw
Koszty paliwa i napraw to jedne z największych wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu. Leasingując samochód ciężarowy – w opcji leasingu finansowego i operacyjnego – możesz zaliczyć je w 100 proc. do kosztów uzyskania przychodu.
Koszty eksploatacyjne samochodu – podsumowanie
Codzienne wydatki na utrzymanie i używanie auta to koszty eksploatacyjne. W praktyce regularnym wydatkiem tego typu jest przede wszystkim zakup paliwa. Koszty eksploatacyjne możesz ująć w KUP. W jakiej wysokości? To zależy od tego czy używasz samochodu tylko w celach firmowych (100 proc.) lub w celach mieszanych czyli prywatno-firmowych (do limitu 75 proc.). Dobra wiadomość dla przedsiębiorców używających samochody ciężarowe: zawsze mogą odliczyć 100 proc. kosztów.